Relevant du ou de la gestionnaire de la coordination, le/la responsable de la formation travaillera principalement sur un contrat à long terme pour un client spécifique, en tant que membre clé d’une petite équipe dynamique de Graybridge Malkam. Le/la titulaire du poste collaborera également régulièrement avec l’équipe de conseillers et de gestionnaires en apprentissage du client.
Fonctions et responsabilités :
Les responsabilités incluent, sans s’y limiter :
- Maintenir des dossiers électroniques à jour, exacts et complets pour chaque activité d’apprentissage, comprenant notamment : le titre et le numéro de l’activité, le client, les dates de début et de fin, la durée, le nombre d’apprenants, les formateurs, les ressources pays (CRP) et les experts en la matière (SME), la langue de prestation, le lieu de prestation, les données logistiques et financières ;
- Maintenir des dossiers électroniques à jour des formateurs, CRP et SME qualifiés.
Coordonner et administrer chaque activité d’apprentissage en effectuant notamment les tâches suivantes :
- Pour les formations en ligne ou hybrides : organiser la plateforme demandée (MS Teams, WebEx, Zoom, etc.) ;
- Pour les formations en personne : déterminer un lieu approprié selon les critères établis ;
- Sélectionner et assigner les formateurs, CRP et SME aux activités ;
- Le cas échéant, organiser les déplacements et l’hébergement des formateurs, participants, CRP et SME ;
- Inscrire les participants, recueillir et enregistrer leurs informations, transmettre ces renseignements au formateur, répondre aux questions concernant l’inscription ou la formation ;
- Recueillir les besoins d’apprentissage des participants, si requis ;
- Organiser et assurer la préparation de la salle de formation (événements en personne), incluant l’équipement audiovisuel et la logistique sur place ;
- Fournir aux participants, à l’avance, toutes les informations pertinentes pour les cours en ligne (ex. : identifiants et mots de passe, horaires des séances synchrones, matériel de cours, etc.) ;
- Coordonner et assurer la remise dans les délais de tous les rapports post-formation, incluant les rapports des formateurs, les évaluations des participants (compilées au besoin), les rapports issus d’un système de gestion de l’apprentissage (SGA), les rapports de coordination et de suivi, ainsi que la documentation financière ;
- Dans la semaine suivant la fin de chaque formation, mettre à jour la base de données des ressources qualifiées en y enregistrant les CRP et SME mobilisés ainsi que leur performance, selon les évaluations reçues.
- Respecter les exigences d’évaluation de service et de contrôle qualité, et s’assurer que toutes les ressources respectent les normes établies ;
- Maintenir en tout temps une connaissance à jour des produits, des services, des mandats des clients, de leurs secteurs d’activité, ainsi que de leurs mécanismes de prestation de services et de programmes.
Qualifications / Exigences minimales :
- Diplôme ou certificat d’un établissement postsecondaire reconnu ;
- Deux (2) années d’expérience démontrée en administration ;
- Maîtrise professionnelle du français et de l’anglais ;
- Excellentes compétences en informatique et expérience avec Outlook, SharePoint, Excel, Word et PowerPoint ;
- Souci du détail et expérience confirmée en saisie de données et en production de rapports via un système informatisé ;
- Expérience dans le traitement des demandes des clients et des collègues, et dans la fourniture d’informations exactes et rapides ;
- Posséder ou être admissible à une cote de sécurité de niveau « Fiabilité ».
Lieu de travail :
Région de la capitale nationale (Ottawa/Gatineau). Un modèle de travail hybride est en place avec une présence obligatoire en personne les mardis et mercredis. Une présence occasionnelle supplémentaire peut être requise pour les formations en présentiel.
Poste :
Temps plein, poste salarié à durée indéterminée, 40 heures par semaine (pause-repas obligatoire exclue).
Rémunération :
À négocier.